Geschäftliche E-Mails empathisch formulieren

Im heutigen Blogartikel für erfolgreichen Service wird es um das empathische Formulieren von E-Mails gehen. Dabei zeigen wir Ihnen anhand eines kompletten Leitfadens, wie Sie geschäftliche E-Mails sympathisch und professionell verfassen können. Außerdem geben wir Ihnen hilfreiche Tipps zum Beantworten von geschäftlichen Mails.

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Eine geschäftliche E-Mail Formulieren

Die ersten Schritte

Der erste Schritt bei der Formulierung einer E-Mail ist der Betreff. Der Betreff sollte kurz aber prägnant den inhaltlichen Kernpunkt der E-Mail zusammenfassen. Vermeiden Sie dabei unnötige Randinformationen und konzentrieren Sie sich auf das Wichtige.

Beispiele:

• Einladung zum Online-Seminar „Consellting Live Online Trainings“
• Mitarbeitergespräch am nächsten Donnerstag (13.4.)

Sprechen Sie geschäftliche Kontakte persönlich an und verwenden Sie eine vollständige und formelle Anrede. Ist das geschäftliche Verhältnis enger oder handelt es sich um einen Mitarbeiter, kann die Anrede auch weniger formell ausfallen.

Beispiele:

• Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name]
• Hallo [Name]

Auch bei Titeln müssen Sie die korrekte Schreibweise einhalten. Für die Anrede eines Professors gilt es den Titel auszuschreiben, wogegen bei Doktoren abgekürzt wird.

Beispiele:

• Sehr geehrte Frau Professorin [Name]; ( Sehr geehrter Herr Professor [Name]
• Sehr geehrte Frau Dr. [Name]; Sehr geehrter Herr Dr. [Name]

Der Hauptteil

Der Hauptteil dient dazu dem Empfänger mit möglichst wenigen Sätzen, möglichst viele Informationen zu geben.

• Achten Sie darauf, die Sätze nicht unnötig in die Länge zu ziehen und vermeiden Sie verschachtelte Sätze. Die Sätze sollten einen intuitiven Lesefluss haben.
• Formulieren Sie informative Hauptsätze und lassen Sie besonders wichtige Satzabschnitte fett erscheinen oder heben Sie wichtige Sätze durch Ausrufezeichen hervor.
• Bei geschäftlichen E-Mails ist jede E-Mail auch immer eine Form der Repräsentation des eigenen Unternehmens. Das heißt, dass es wichtig ist empathisch und freundlich zu wirken. Achten Sie darauf, höfliche Formulierungen zu verwenden und versuchen Sie sich beim Schreiben in den Empfänger der E-Mail hineinzuversetzen.
• Teilen Sie den Text durch Absätze in Sinnabschnitte ein. Dies verhilft der Übersicht und Struktur.
• Gerade bei geschäftlichen E-Mails spielt die richtige Formatierung eine große Rolle. Dabei sollte auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik geachtet werden.

Der Schluss

• Achten Sie darauf den Text nicht allzu abrupt zu Beenden. Schließen Sie den Text stattdessen mit einem höflichen Schlusssatz ab.
• Verabschieden Sie sich mit einer Schlussformel aber achten Sie darauf, dass diese nicht abgekürzt ist. Für sehr formale Mitteilungen können Sie ganz klassisch „Mit freundlichen Grüßen“  schreiben. Um beim Empfänger einen persönlicheren und sympathischeren Eindruck zu erzeugen, können Sie aber auch freundlichere Schlussformeln wie z.B. „Liebe Grüße“ oder „Mit besten Grüßen“ verwenden.
• Sie können die Schlussformel „Liebe Grüße“ auch anlassbezogen variieren.

Beispiele:

• Liebe Grüße aus Paderborn
• Herzliche Grüße und noch viel Spaß
• Liebe Grüße und gute Besserung

• Am Ende wird dann noch der voll ausgeschriebene Name und die Signatur angehängt.

Geschäftliche E-Mails beantworten

Alle oben genannten Punkte gelten auch für die Beantwortung einer E-Mail. Zusätzlich gibt es aber noch einige weitere Faktoren, die beachtet werden müssen.

• Aktualisieren Sie die Betreffzeile, wenn sich der Themenschwerpunkt des Inhalts verändert.
• Vergessen Sie im E-Mail-Verkehr die Anrede nicht. Gerade wenn Sie mit Vorgesetzten oder Geschäftskontakten korrespondieren, sollten Sie unbedingt darauf achten, bestimme Formalitäten beizubehalten.

Tabus beim Verfassen geschäftlicher E-Mails

• Fehler: Vermeiden Sie Rechtschreib-, Grammatik- oder Tippfehler
• Sarkasmus und Ironie: Diese sprachlichen Mittel sind zu subtil und missverständlich für E-Mails und sollten daher vermieden werden.
• Spam: Überhäufen Sie den Empfänger nicht mit Informationen und Werbung. Verschicken Sie nicht zu viele Links und Anhänge, sondern nur wirklich relevante Dinge.
• Abkürzungen und Smileys: Vermeiden Sie Smileys und Abkürzungen. Smileys wirken albern und unseriös und lenken vom eigentlichen Inhalt ab. Abkürzungen suggerieren oft ein unsympathisches Gefühl. Außerdem sind sie nicht jedem geläufig.
• Viele Ausrufezeichen: Ausrufezeichen sollten nur sparsam verwendet werden, weil sie oft einen aggressiven und ruppigen Ton vermitteln. Rufen Sie Inhalte stattdessen hervor, indem Sie sie fett setzen.

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