Was ist Home Office? – Definition, Voraussetzungen, Regelungen

Das Thema Home Office wird in Zeiten flexibler Arbeitsbedingungen immer wichtiger. Die auch unter dem Begriff Teleheimarbeit definierte Arbeitsform bietet sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer nie dagewesene Möglichkeiten der Arbeitsorganisation und viele noch unerforschte Potentiale für die moderne Arbeitswelt. Mitarbeitende können Ihre sogenannte Work-Life-Balance durch die nie dagewesenen Möglichkeiten flexibler Organisation zwischen Privatleben und Arbeit optimieren. Da Mitarbeitende zum Arbeiten nicht mehr physisch anwesend sein müssen, bekommen Führungskräfte neue Möglichkeiten für effizientere Formen der finanziellen und organisatorischen Wertschöpfung der Unternehmen. In diesem Artikel erfahren Sie alles zu den Themen Telearbeit und Home Office: deren Definition, Voraussetzungen, Regelungen und Vorteile. Um Ihnen schnellstmöglich einen idealen Übergang in Ihre Remote Work Arbeitskultur zu ermöglichen, finden Sie am Ende des Artikels unsere Home Office Checkliste mit den wichtigsten Tipps für eine reibungslose Transformation vom Büro ins Home Office.

Digitalisierung, New Work und Telearbeit

Die Möglichkeit von Zuhause aus zu arbeiten entsteht durch die technischen Voraussetzungen, die der Prozess der Digitalisierung mit sich gebracht hat. Der Prozess in dem sich Unternehmen mit den Möglichkeiten der Digitalisierung verändern, wird als digitale Transformation bezeichnet. Die neuen Arbeitsformen, die in diesem Prozess entstehen, werden als New Work oder auch Arbeit 4.0 bezeichnet. Telearbeit bezeichnet in diesem Kontext die mobilen Organisationsformen dieser digitalisierten Arbeitswelt, die außerhalb vom Unternehmensgebäude stattfinden. 

Home Office – Definition

Bei Telearbeit kann es sich zum einen um Organisationsmodelle handeln, in denen Mitarbeitende sich direkt im Umfeld des Kunden oder anderen mobilen Arbeitsorten aufhalten. Dies wird passend als mobile Telearbeit bezeichnet. Teleheimarbeit bzw. Home Office bezeichnet schließlich den Teilbereich der Telearbeit, der im häuslichen Umfeld stattfindet d.h. Mitarbeitende verrichten ihre Arbeit ausschließlich von Zuhause aus. Die Mischform aus lokaler Büroarbeit und Teleheimarbeit wird als alternierende Telearbeit bezeichnet. Hier arbeiten Mitarbeitende sehr flexibel je nach Umständen, sowohl von Zuhause aus, als auch im Büro. Die Definition von Home Office umfasst auch die rechtliche Möglichkeit, die Mitarbeitende haben, um die Arbeit von zu Hause steuerlich anerkennen zu lassen.

Home Office – Voraussetzungen

Nicht jedes Unternehmen bringt die infrastrukturellen und kulturellen Voraussetzungen mit, um das eigene Unternehmen Home Office tauglich zu machen. Doch jedes Unternehmen kann diese Voraussetzungen schaffen. Im folgenden finden Sie eine Auflistung rechtlicher und allgemeiner Voraussetzungen, die geschaffen werden müssen. 

Home Office – rechtliche Voraussetzungen und Regelungen

Datenschutz: Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass Arbeitnehmende sorgfältig und verantwortungsvoll mit den unternehmensrelevanten Daten umgehen. Dazu gehört, dass Familienangehörige und andere Dritte von Mitarbeitenden keinerlei Zugangsmöglichkeiten zu den vertraulichen Firmendaten haben. Außerdem muss der Datenverkehr zwischen Unternehmen und Arbeitnehmendem über eine sichere Verbindung stattfinden, die einen Datenzugang und den daraus resultierenden Missbrauch der Daten unmöglich macht. 

Arbeitszeitgesetz: Bei der Teleheimarbeit gelten die gleichen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), die auch innerhalb des Unternehmens gültig sind. Dazu zählen Sonn- und Feiertagsverbot, Pausenregelungen und Höchstarbeitszeit. Wichtig ist, dass Führungskräfte sicherstellen, dass diese Regelungen auch eingehalten werden. Zu diesem Thema finden Sie mehr in unserer Home Office Checkliste am Ende des Artikels. 

Arbeitsschutz: Der Arbeitsschutz ist ein sehr wichtiges Thema. Die Sicherheit und Gesundheit von Mitarbeitenden hat höchste Priorität. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass alle mit dem Arbeitsschutzgesetz verbundenen Maßnahmen gewährleistet werden. 

Telearbeitsvertrag

Da die Kontrollmöglichkeiten von Führungskräften durch die physische Abwesenheit von Mitarbeitenden begrenzt sind, müssen alle Abmachungen zu rechtlichen Voraussetzungen und Regelungen des Home Office Arbeitsverhältnisses klar und detailliert im Telearbeitsvertrag niedergelegt werden. Dazu zählen die rechtlichen Voraussetzungen aber auch Regelungen zur Ausstattung des Home Office Arbeitsplatzes.

Home Office – Vorteile

Wenn alle Voraussetzungen für die Ermöglichung eines Home Office Arbeitsplatzes geschaffen sind und die damit verbundenen Hürden überwunden wurden, bietet die Teleheimarbeit eine hohe Bandbreite an Vorteilen. Die wichtigsten Vorteile finden Sie hier im Überblick:

• Flexibilität: Die Flexibilität die Teleheimarbeit bietet wird immer noch unterschätzt. In Zeiten der Corona Pandemie wird vielen plötzlich das Ausmaß an Flexibilität klar, welches durch Teleheimarbeit ermöglicht werden kann. Wenn beinahe das ganze gesellschaftliche Arbeitsleben über Nacht zum Stillstand kommt, können Unternehmen in denen die Mitarbeitenden aus dem Home Office arbeiten, produktiv und effizient weiterarbeiten. Doch auch im normalen Alltagsleben bietet Teleheimarbeit ein Höchstmaß an organisatorischer Flexibilität für Führungskräfte und Mitarbeitende. 
• Work Life Balance: Arbeitnehmende bekommen durch die Arbeit aus dem Home Office neue Möglichkeiten zur Integration von Privatleben und Arbeit. Die örtliche Nähe zur Familie bietet Mitarbeitenden mehr Optionen für die Familie da sein zu können, trotz der Arbeit.
• Zeiteinsparung: Durch das Home Office kann die An- und Abfahrt des Arbeitswegs komplett eingespart werden. Dies ist nicht nur für Pendler ein großer Vorteil. Die Zeitersparnis sorgt außerdem für ausgeruhtere Arbeitskräfte, finanzielle Ersparnisse durch das Wegfallen des Arbeitswegs und mehr Zeit für die Familie. 
• Angenehmeres stressfreies Arbeitsklima: für viele bedeutet der Arbeitsplatz Stress mit Kollegen. Dies gibt es im Home Office nicht. Das Heim ist für alle Menschen ein Wohlfühlort. Davon profitieren auch Führungskräfte: die entspanntere Arbeitsatmosphäre sorgt auch für ein höheres Maß an Produktivität bei Mitarbeitenden. 
• Höhere Wirtschaftlichkeit: Durch die Arbeit aus dem Home Office gibt es sowohl für Führungskräfte, als auch für Mitarbeitende viele finanzielle Einsparungen. Der Arbeitgeber spart räumliche Kosten, Strom-, Wasser und Gaskosten, Renovierungskosten und andere Kosten, die durch das lokale Vorhandensein von Mitarbeitenden entstehen. Arbeitnehmende sparen bei der eigenen Nahrungsverpflegung und Reisekosten für Benzin oder Busfahrten. 

Home Office – Checkliste

1. Rechtliche Voraussetzungen klären: Stellen Sie sicher, dass alle rechtlichen Regelungen geklärt und vertraglich festgelegt werden (siehe oben)
2. Geregelte Arbeitszeiten: Sorgen Sie genau wie im Büro für das Einhalten klarer Zeitstrukturen
3. Arbeitsplatz: Ein eigenes Heimbüro oder ein Ort der ausschließlich als Arbeitsplatz dient ist ein sehr wichtiger psychologischer Faktor für effizientes und fokussiertes Arbeiten von Zuhause. Dieser Ort sollte außerdem über alle technischen Voraussetzungen und notwendigen Arbeitsmaterialien verfügen. Darüber hinaus sollte der Raum Mitarbeitenden die nötige Ruhe bieten, um konzentriert arbeiten zu können.
4. Technische Infrastruktur: Der Home Office Arbeitsprozess muss auch auf digitaler Ebene umgesetzt und organisiert werden. Dafür sind Tools und Programme für Arbeitsmanagement und mobile Kommunikation nötig. 
5. Einen Umsetzungsbegleiter: „Von Null auf Home Office – Masterplan zum kollaborativen Arbeiten von überall“ begleitet Ihr Unternehmen bei der vollständigen digitalen Umstellung auf Telearbeit.
6. In Ergänzung zum oben genannten Buch haben wir im Februar 2021 den Homeoffice Tagesplaner veröffentlicht.