Tipps für geschäftliche E-Mails

In den meisten Unternehmen hat man es tagtäglich mit einer hohen Bandbreite an geschäftlichen E-Mails zu tun. Daher ist es wichtig, dass der Text einer Email knackig formuliert und auf den Punkt gebracht wird. Außerdem muss der Text sowohl professionell als auch sympathisch wirken. Denn gerade im Geschäft mit Kunden, geht es auch immer um die eigene Repräsentation.

Im Folgenden geben wie Ihnen einige wichtige Tipps für das professionelle und empathische Formulieren von E-Mails.

Jetzt NEU Online-Infoveranstaltung: „Begeisternde geschäftliche E-Mails und Briefe schreiben“ >>>hier anmelden<<<

Rechtzeitiges Beantworten von E-Mails

• Beantworten Sie geschäftliche E-Mails im besten Fall in einer Zeitspanne von 24 Stunden. Dies verschafft einen professionellen, organisierten und auch sympathischen Eindruck.
• Sollte dies aufgrund bestimmter akuter Umstände (Urlaub, geschäftliche Gründe) nicht möglich sein, hinterlassen Sie eine automatisierte Abwesenheitsbenachrichtigung.
• Diese könnte z.B. so aussehen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin zwischen dem [Datum] und dem [Datum] nicht anwesend und kann Ihre Nachricht während dieses Zeitraums leider nicht beantworten. In dringenden Fällen können Sie sich unter [Kontaktdaten] an meinen Kollegen [Name] wenden. Ich bin ab dem [Datum] gerne wieder für Sie da.

Herzliche Grüße, machen Sie es gut und bleiben Sie begeistert

[Name]

Die richtige Länge

• Achten Sie darauf, die Sätze nicht zu lang zu formulieren. Optimaler Weise sind die Sätze kurz aber trotzdem prägnant und aussagekräftig.
• Auch die Gesamtlänge der E-Mail sollte nicht zu lang ausfallen. Hierbei sollten Sie verhindern, dass der Leser während des Lesens nach unten Scrollen muss.

Die richtige Struktur

• Achten Sie darauf, dass die Betreffzeile den Leser auf den darauffolgenden Inhalt vorbereitet. Das bedeutet, dass sie hier kurz und prägnant möglichst viele Informationen unterbringen sollten. Trotzdem sollte die Formulierung möglichst einfach und zugänglich sein.
• Wecken Sie mit einer empathischen Anrede Sympathie beim Leser.
• Schreiben Sie einen Einleitungssatz aber achten Sie darauf, dass dieser nicht zu lang ist.
• Gliedern Sie den Hauptteil Ihrer Email. Das sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit.
• Auch die Verabschiedung sollte freundlich sein.
• Vermeiden Sie bei der Grußformel Abkürzungen.
• Schreiben Sie Ihren vollen Namen aus.

Anhänge

• Machen Sie im Text auf die beigefügten Anhänge aufmerksam. Das sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit.
• Spamen Sie den Empfänger nicht mit zu vielen oder zu großen Dokumenten voll. Hierbei gilt es nur wirklich wichtige Dokumente zu versenden und eine maximale Größe von ca. 2 MB einzuhalten.
• Nutzen Sie universell einsehbare Formate wie JPG, PDF oder ZIP.
• Da der Ablauf des Öffnens einigen Empfängern zu kontraintuitiv ist kann es auch sinnvoll sein stattdessen einen Link zu verwenden.

Mit diesen nützlichen Tipps können Sie geschäftliche Emails professioneller und empathischer machen. Im nächsten Teil unserer Servicereihe geben wir Ihnen eine komplette Anleitung, wie sie geschäftliche E-Mails strukturiert und sympathisch verfassen können.

Jetzt NEU Online-Infoveranstaltung: „Begeisternde geschäftliche E-Mails und Briefe schreiben“ >>>hier anmelden<<<