Generelle Tipps für Telefonkonferenzen

Im heutigen Blogartikel zum Thema Service geben wir Ihnen einige Einblicke in das Thema Telefonkonferenzen. Dazu werden wir Ihnen hilfreiche Tipps zur Verfügung stellen mit denen Sie Ihre nächste Telefonkonferenz erfolgreich durchführen können.

Die folgenden Tipps werden Ihnen helfen Telefonkonferenzen erfolgreich zu führen.

1. Das Umfeld

Egal wo Sie die Konferenz abhalten: überall gibt es potentielle Störfaktoren. Hier ein paar Tipps, um das Umfeld optimal auf die bevorstehende Telefonkonferenz vorzubereiten. 

Büro

• Weisen Sie Mitarbeiter daraufhin, dass Sie eine Telefonkonferenz abhalten und nicht gestört werden wollen
• Beschildern Sie die Tür mit Hinweisen um Störungen zu vermeiden
• Bereiten Sie die Konferenz ausreichend vor und haben Sie die nötigen Dokumente und Unterlagen griffbereit.
• Sorgen Sie dafür, dass die technischen Komponenten alle funktionsbereit sind
• Wählen Sie sich frühzeitig in die Konferenz ein

Zuhause

• Achten Sie auch hier darauf, dass Sie während der Konferenz ungestört bleiben
• Isolieren Sie potentielle Nebengeräusche

Unterwegs

• Halten Sie Telefonkonferenzen, wenn Sie unterwegs sind nur ab, wenn Sie ungestört sind und sichergestellt ist, dass es nicht zu Empfangsproblemen kommt
• Eine Telefonkonferenz über das Festnetz ist immer sicherer als über das mobile Netz.

2. Während des Gesprächs

• Protokollieren Sie die besprochenen Inhalte, damit nichts in Vergessenheit gerät.
• Stellen Sie Ihr Mikrofon nach Möglichkeit stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen, damit Störungen durch Nebengeräusche vermieden werden.
• Die Sprachqualität über das Telefon ist immer schon reduziert. Achten Sie daher darauf sich klar und deutlich zu artikulieren.
• Kalkulieren Sie Zeitverzögerungen mit ein und sprechen Sie daher nicht zu schnell und pausieren Sie zwischendurch auch mal.
• Halten Sie sich an den Moderator und lassen Sie die Teilnehmer immer ausreden

Tipps als Moderator

Der Moderator ist für die Leitung der Konferenz zuständig. Er sorgt dafür, dass das Gespräch nach einem roten Faden abläuft, stellt sicher das jeder Gesprächsteilnehmer zu Wort kommt und weist auf ungeklärte Inhalte und offene Fragen hin.

1. Vorbereitung

• Laden Sie alle Gesprächsteilnehmer ein und stellen Sie die nötigen Daten für die Einwahl zur Konferenz zur Verfügung. Informieren Sie außerdem über Datum, Uhrzeit und Dauer des Gesprächs.
• Bereiten Sie einen Leitfaden vor anhand dessen Sie das Gespräch leiten können.
• Reservieren Sie wenn nötig Räumlichkeiten für das Gespräch. Stellen Sie sicher das diese zum Gesprächszeitpunkt ungestört bleiben.

2. Beginn der Telefonkonferenz

• Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer zur Verfügung stehen bzw. eingewählt sind.
• Falls nicht alle Teilnehmer zum Terminzeitpunkt vorhanden sind, warten Sie noch 5 Minuten mit dem Beginn der Konferenz
• Erklären Sie zu Beginn Ablauf und Verhaltensregeln
• Legen Sie wenn nötig einen Protokollführer fest
• Begrüßen Sie die Teilnehmer höflich und bitten Sie sie sich nach der Reihe vorzustellen. Außerdem sollten die Teilnehmer Ihre Rolle im Unternehmen und den Grund für die Konferenzteilnahme nennen.
• Stellen Sie sicher, dass kein Teilnehmer Verbindungsprobleme hat
• Fragen Sie vor Beginn in die Runde ob es noch Einwände oder sonstige Hinweise gibt
• Wenn Ihnen auffällt, dass es bei Teilnehmern zu Verbindungsproblemen kommt oder diese schlecht zu hören sind, weisen Sie darauf hin und versuchen Sie das Problem zu lösen (bzw veranlassen Sie eine Lösung)
• Erklären Sie Intention und Leitfaden des Meetings
• Weisen Sie darauf hin, dass jedem Teilnehmer nur begrenzt Redezeit zur Verfügung steht und im Zweifelsfall unterbrochen werden muss
• Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer Ihre Namen nennen bevor Sie reden, damit alle Konferenzteilnehmer wissen, wer zum jeweiligen Zeitpunkt spricht
• Stellen Sie wenn nötig Unterlagen zur Verfügung
• Dokumentieren Sie wichtige Beiträge und offene Fragen

3. Während der Telefonkonferenz

• Kommentieren Sie Abläufe um Verwirrung zu vermeiden
• Fragen Sie Teilnehmer regelmäßig nach Kommentaren oder Ergänzungen
• Lassen Sie Teilnehmer geordnet und nacheinander zu Wort kommen
• Versuchen Sie die Teilnehmer namentlich anzusprechen
• Resümieren Sie das Gesagte in regelmäßigen Abständen

4. Ende der Telefonkonferenz

• Resümieren Sie am Ende noch einmal das ganze Meeting und die gewonnenen Erkenntnisse
• Besprechen Sie die Aufgaben für die jeweiligen Teilnehmer, die sich aus dem Meeting ergeben haben
• Überprüfen Sie noch einmal ob auch alle Punkte des Leitfadens besprochen wurden
• Geben Sie Hinweise auf Folgebesprechungen
• Verabschieden Sie sich und beenden Sie die Konferenz

5. Nach der Telefonkonferenz

• Senden Sie das Protokoll und gegebenenfalls wichtige Informationen an alle Konferenzteilnehmer