Drei Dutzend Exemplare unseres Praxisbuches Von Null auf Homeoffice hat Karsten Agten, Geschäftsführer des IT-Systemhauses & Managed Service Providers IT-ON.NET GmbH, für seine Mitarbeitenden bestellt. Wir wollten natürlich wissen, wie IT-ON.NET sich den eigenen Weg durch die Krise bahnt, welche Erfahrungen sie im Homeoffice machen, was sie für die Zukunft mitnehmen und welche Rolle dabei von Null auf Homeoffice spielt.

Wie überstehen wir die Krise, aber auch wie nutzen wir die Zeit?

Wie vermutlich alle Unternehmen hat IT-On.NET einen Plan aufgestellt, um die Liquidität und Wirtschaftlichkeit in der Krise sicher zu stellen. Dazu gehört natürlich auch die Möglichkeiten des Schutzschilds für Deutschland zu prüfen und entsprechende Anträge zu stellen. Genauso selbstverständlich ist für die IT-Spezialisten die Ausrichtung auf IT-Produkte und -Dienstleistungen, die Unternehmen bei der Einrichtung der Homeoffices helfen: Das Office 365-Paket, die Einrichtung sicherer VPN-Anbindungen und umfassende Security Check Lösungen.

„Gerade in der Corona-Krise ist es sehr wichtig, sensibel bei den Kunden nachzufragen, wie man sie unterstützen kann.“

Karsten Agten

Die Nachfrage nach diesen Angeboten und den Schulungen von IT-On.NET sollte zurzeit durch die Decke schießen. Die Sicherheit der Firmendaten ist zurzeit zum Beispiel gefährdet, wenn Mitarbeiter aufgrund der Krisensituation zuhause am Familien-Computer arbeiten, den auch die Kinder für ihre Schulaufgaben, oder einfach für Spiele nutzen. Karsten erklärt jedoch, dass bei vielen ihrer Kunden eine von drei möglichen Situationen vorliegt:

• Viele Mitarbeiter wurden in Kurzarbeit geschickt und arbeiten nicht aus dem Homeoffice.
• Andere unternehmen sind zu sehr mit ihren eigenen Lösungen beschäftigt und arbeiten mit dem, was sie haben.
• Insbesondere bei den Schulungen fehlen vielleicht auch einfach die Impulse aus der Führungsebene, die entstandenen Leerzeiten zu nutzen.

Diese Leerzeiten nutzt IT-On.NET unter anderem dafür, dass ihre Mitarbeitenden Zertifizierungen, wie z.B. von Microsoft, erarbeiten. Den Teamleitern kommt hier eine steuernde Funktion dieser Weiterbildungs-Maßnahmen zu. Darüber hinaus bleibt der Vertrieb im bereits angesprochenen sensiblen Kontakt zu den Kunden aktiv und die Führungsebene stellt in regelmäßigen Treffen die bisherigen Maßnahmen auf den Prüfstand. Einen gewissen Arbeitsaufwand macht es außerdem aus, die Homeoffice-Situation permanent zu coachen.

Abends sind wir alle platt

Die ungewohnte Situation im Homeoffice und die zusätzliche Belastung durch die angespannte Lage ist durchaus anstrengend. Die Führungskräfte sind praktisch ständig im Gespräch, Teamleiter müssen viel mehr coachen als im Büro. Man sollte meinen, dass die Techniker von IT-On.NET bereits sehr geübt sind, mit den Tools die jetzt zum Einsatz kommen. Bisher waren sie jedoch auch selbst häufig nur Zuhörer in Online-Infoveranstaltungen. Jetzt selbst Akteure in Webkonferenzen zu sein, ist auch für sie meist ungewohnt. Aber es gibt auch viele positive Aspekte. Karsten erzählt, dass es zum Beispiel mehr Gelegenheiten gib auch mal mit den Partnerinnen und Partnern der Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen. Durch solche Einblicke kann man die Mitarbeitenden viel persönlicher kennen lernen.

„Weil man Chef ist, reagieren die Leute sofort.“

Karsten Agten

Aber auch auf professioneller Ebene hat die Umstellung Vorteile mitgebracht: Die Kommunikation läuft nun viel disziplinierter, in Stufen von oben nach unten und von unten nach oben. Als Beispiel nennt er ein typisches Flurgespräch, bei dem er Kundenwünsche direkt an einen bestimmten Mitarbeiter weitergegeben hat. Das wurde dann in der Regel direkt umgesetzt. In der aktuellen Lage läuft die Änderung über die Teamleiter, wird eingeplant und wirft somit nicht die ganze Planung über den Haufen.Paradoxerweise arbeiteten viele Mitarbeiter im Büro unbeobachteter als jetzt. Im Homeoffice tauschen die Mitarbeitenden viel häufiger Feedback mit ihren Teamleitern aus. Diese arbeiten nun selbst wenig operativ, sondern steuern mehr, haben den Blick auf die Projekte und die anstehenden Aufgaben. Und das mit durchschlagendem Erfolg: z.B. konnten Innerhalb von 14 Tagen alle alten Tickets geschlossen werden.

Technik, Kommunikation, Verhaltensweisen. Da ist für jeden etwas drin

Bemerkenswert zu seiner Erfahrung mit dem Praxisbuch von Null auf Homeoffice fand Karsten, dass es ihn noch einmal in einigen Entscheidungen bestätigt hat. Auch wenn letztendlich die Entscheidung alle Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken innerhalb von nur vier Tagen umgesetzt wurde, hatte der Führungskreis doch die richtigen Weichen schon vorher gestellt. Die entsprechende Checkliste im Buch konnte er damit komplett abhaken.

„Ich bin stolz, dass wir den ersten Teil so gut bestanden haben.“

Karsten Agten

Auch die Tipps zu Vorbereitung und Kleidung, die Meldung der Anwesenheit und regelmäßige Briefings durch zu führen, haben sich bereits bei IT-On.NET als nützlich bewährt. Gerade für die „Newcomer“, die bisher keine Erfahrung mit Videokonferenzen haben, gibt es eine gute Anleitung, wie man sich optimal präsentiert. Einige Aspekte des Buches möchte Karsten außerdem in Workshops mit seinem Team erarbeiten.

Ein Schritt in Richtung individuelle Lösung

Natürlich soll bei IT-On.NET möglichst viel von den positiven Aspekten als dauerhafte Veränderung mitgenommen werden. Besonders viele Gedanken drehen sich um die Organisation und Kommunikation in den einzelnen Teams. Bisher waren diese räumlich zusammen auf einer Bürofläche angesiedelt. Die aktuelle Lage wirft nun die Frage auf, ob das überhaupt nötig sei, um eine optimale Kommunikation zu ermöglichen. Möglicherweise kann man die zur Verfügung stehenden Flächen ganz anders nutzen oder braucht auch viel weniger Flächen. Karsten räumt ein, dass in der Vergangenheit der Wunsch von Mitarbeitenden, im Homeoffice zu arbeiten blockiert wurde. Trotz der langjährigen Berufserfahrung hatte man mit dieser Arbeitsweise noch kaum Erfahrungen gemacht und nun haben alle in sehr kurzer Zeit sehr viel dazu gelernt. Das soll keinesfalls ein Versprechen sein, allerdings werden sich im Laufe der Zeit individuelle Angebote entwickeln.

Allgemeine Tipps für die Corona-Krise sind schwierig

Diese Erfahrungen lassen sich selbstverständlich schlecht verallgemeinern. Karsten weist darauf hin, dass die Corona-Krise je nach Branche und Unternehmenstyp ganz unterschiedliche Probleme aufwirft. Dennoch rät er allen Unternehmen:

1. Die Zeit für Veränderungen nutzen, um dann gestärkt aus der Krise hervor zu gehen
2. Offen mit den Kunden kommunizieren, sich gegenseitig helfen: wenn Engpässe auftreten, wird sich eine Lösung finden; dafür ist es wichtig, dass der Vertrieb die Kundenbeziehungen aufrechterhält
3. Offen mit den Mitarbeitern kommunizieren; die Vertrauensebene aufrechterhalten
4. Die Angebote der Bundesregierung prüfen und beantragen: „Ich hoffe, dass es denen hilft, die es dringend brauchen.

„Wir drücken allen die Daumen, dass sie gut und gesund durch die Krise kommen, damit wir wieder sorglos nach vorne schauen können.“

Karsten Agten

Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Wirtschaft langsam wieder anfährt, damit Arbeitsplätze nicht mehr gefährdet sind. Auch wenn IT-On.NET seinen Weg durch die Krise geht, sind das dennoch Sorgen, die die Menschen bewegen.